GIỚI THIỆU TRÌNH TỰ VÀ THỦ TỤC THỰC HIỆN
Thủ tục: Thủ tục cấp bản sao và chứng thực lưu trữ
1. Trình tự thực hiện
a) Thủ tục cấp bản sao
- Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu;
- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phê duyệt;
- Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu, sau đó trả bản sao tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.
b) Thủ tục cấp chứng thực lưu trữ
- Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực;
- Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của Lưu trữ Lịch sử, sau đó trả bản chứng thực tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.
2. Cách thức thực hiện
Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu của độc giả; trả tài liệu bản sao cho độc giả tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
3. Thành phần, số lượng và hồ sơ
a) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao
- Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Mẫu số 01);
- Bản lưu bản sao tài liệu.
b) Thành phần, số lượng hồ sơ đối với cấp chứng thực lưu trữ
- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Mẫu số 02);
- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.
c) Số lượng hồ sơ: 01 bộ
4. Thời hạn giải quyết
- 01 ngày đối với tài liệu thuộc thẩm quyền của Giám đốc Trung tâm;
- 1,5 ngày đối với tài liệu thuộc thẩm quyền của Giám đốc sở Nội vụ;
- 05 ngày đối với tài liệu thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh
5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
Các cá nhân, cơ quan và tổ chức có nhu cầu.
6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
7. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính
Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực.
8. Lệ phí
Thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mưc chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
Phiếu yêu cầu sao tài liệu và Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.
10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.
- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mưc chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
|